時間管理が残念な人の7つの特徴

アラブの大富豪でも発展途上国の貧しい人にでも平等にあるもの、それが時間です。みんな同じ24時間という条件で、成果を出せる人、出せない人がいるのはなぜなのでしょう? 今回は時間管理が残念な人の特徴を7つお伝えします。

1. 優先順位をつけていない

すべての仕事、すべての日常の活動が緊急性を要するわけではありません。7つの習慣という本の中で紹介されている方法として「時間管理のマトリックス」というものがあります。日常の活動を「緊急」と「重要」の観点で4つの領域に分類します。

  • 第一領域「緊急かつ重要」…クレーム対応、突然の電話、上司からの急ぎの仕事など
  • 第二領域「緊急でないが重要」…業務の効率を良くする案を考えること、人材育成、自分の能力を高める勉強や読書、健康維持のためのスポーツなど
  • 第三領域「緊急だが重要ではない」…自分にとっては重要ではないけれども、自分以外の誰かにとっては重要なこと
  • 第四領域「緊急でも重要でもない」…ゲームをする、無駄話などの暇つぶし、無意味な長電話など、単なる時間の浪費にあたること

行動の基準となる「重要なこと」はひとりひとり異なりますから、あなたの「重要なこと」が何なのかを明確にすることで、時間を有効に使うことが出来ます。

2. 朝食を摂っていない

時間管理をする前に自分のエネルギー管理をすることが大事になってきます。目標を設定した時、「それを達成する十分なエネルギーがあるのか?」「そのエネルギーは確保できているのか?」という点を考えなければいけません。

そのためにはまず、朝食をしっかり摂るということ。朝食=Break fast は、単語を分解すると「BREAK」は「壊す」、「FAST」は「断食」という意味です。

夜に眠っている間は食事ができない「断食状態」が続き、朝食をとることでそれを「壊す」と表現しているのです。断食状態でエネルギーが枯渇しているところに菓子パンと缶コーヒーを流しこんで終わりではいけません。

低GI値食品であるグラノーラや牛乳、ヨーグルトやフルーツには、血糖値の上昇を緩やかにする効果があります。これにより、エネルギーが持続しやすくなるため、集中しやすい時間が長くなるという利点があり、朝食にはおすすめです。

3. 集中できる時間に大事な仕事をしない

朝起き抜けの1時間と、夜疲労してからの1時間、同じ1時間でも生産性が格段に違うというのは分かると思います。朝は心も体もフレッシュな状態なので、物事に対して集中しやすい時間でもあります。

この時間帯に優先順位の高い仕事をすることで、仕事の生産性を上げることができるので、大事な仕事を優先的にしていくといいでしょう。きちんと朝食を摂ったあとに、大事な作業をすると作業効率もあがりやすいのです。

4. 昼寝をしていない

「昼寝」と聞いて、あなたはどんなイメージを持ちますか? もしかしたら、「怠け者」というイメージが浮かんだ方もいるかもしれません。しかし、今から10年以上も前から昼寝を推奨している高校があると聞いたらどうでしょう?

福岡県内にある高校では45分の昼休みの後半15分を使って「お昼寝タイム」を実施しています。参加は自由、寝ない生徒は寝ている生徒の邪魔をしないというのがルールです。

40日間、全学年の男女約1,000人を対象に、週1回以上、昼休みに15分間「昼寝」した生徒208人、同様に5時間目終了後に「午後寝」した149人、全くしなかった595人で比較実験をしました。

「授業に集中できているか」に、昼寝組61%、午後寝組44%、しなかった46%が「はい」と答え、「昼寝をしないより午後寝をした場合の方が低かった」という結果が出ています。

実験を行った助教授は「眠気のピークが訪れる午後1時半以前に昼寝をすれば再び脳が活性化するが、眠くなった後の午後では遅い」と分析しています。昼寝をしなくとも、15分は何もしないでリラックスする時間を作ることで、午後の仕事のエネルギーを蓄えることが出来ると言えます。

5. 終わりの時間を決めていない

アメリカのコピーライターの「締め切りは人類最大の発明」という言葉のように、人は締め切りがあると俄然やる気が出てきます。それを実践しているのが、2014年5月から朝型勤務制度を正式導入した伊藤忠商事です。

この会社では、朝の勤務を奨励し、5時から8時までの早朝勤務時間には、深夜勤務と同様の割増賃金を支給。こうすることで、脳がフレッシュな朝から始業時間までにひとつ(または複数)の仕事を終わらせるという時間管理能力を身に付け、仕事の生産性を上げています。

さらに、20時~22時の勤務を原則禁止、22時~翌5時の深夜勤務を禁止とすることで、終わりの時間をハッキリさせることで、無駄に会社にいることがなくなり時間の有効活用を促しています。

6. やることリストを作っていない

時間管理の本などを読むと、多くは「やることリストを作れ」という事が書かれています。これはあなたも「知っている」ことだと思いますが、「実際に作っているか」というとどうでしょう。作っている人がいても5%くらいではないでしょうか。

仕事の時間で最も多い無駄時間は、「次、何しようかな?」と考える時間です。考える時間そのものに取られてしまう、これほどもったいない時間の使い方はありません。頭が考えるモードに入ってしまうことで、次にやることが決まっても、仕事処理モードに入るのに時間がかかってしまいます。

集中していたのに、話しかけられたせいで集中力が切れ、しばらく集中できなくなった…という経験はないでしょうか? 「次、何しようかな?」と考えることは、仕事の切り替えの度にこれを繰り返しているのと同じことなのです。

それを避けるために、朝15分の時間をとって、今日やることとその順番を決めてしまいましょう。そうすることで、仕事中はひたすらそれをこなすことに集中できるようになります。

アメリカのとある起業家は前日の夜のうちに、翌日やることを決めるそうです。本人曰く、寝ている間に潜在意識が次の日の仕事のことを考えてくれて、効率があがるとのこと。

確かに、翌日のやることを作っておくと、起きてすぐに取り組むことができ、効率が上がる気もします。「朝は時間がない」というのであれば、前日の夜に翌日のやることリストを用意しておくといいかもしれません。

7. すぐに連絡が取れてしまう

あなた自身に他の人がアクセスできないように(出来にくく)する、ということです。具体的には「メールや電話の返事は決めた時間にしかしない」と公言する。取引先の返信メールにもそのことを貼り付けておくといいでしょう。

また、LINE やメッセンジャー、Gmail など連絡が取れるツールを点在させず、ひとつだけにするのも重要です。極端な話、「電話番号は教えない」、さらに集中して仕事をしたいときは「何も言わず行方をくらます」という事も考えに入れておくといいかもしれません。

まとめ

アメリカ合衆国建国の父で100ドル紙幣の肖像画にもなっているベンジャミン・フランクリンは、夏の太陽の出ている時間帯を有効に利用するために、現行の時刻に1時間を加えた「サマータイム」の考案者としても有名です。考案当時は採用されなかったそうですが、200年以上も前から時間の有効活用を考えていたんですね。

人生を大切にしたいなら時間を無駄遣いしてはいけない。人生は時間によってできているのだから。

by ベンジャミン・フランクリン

あまり度が過ぎるのも考えようですが、時間を無駄にせず、人生を豊かにするためには、時間管理は欠かかせないものだと言えます。朝一番に会社に来て電気をつけて、帰りは最後に出て、電気を消す…なんてことがないようにしたいですね。

この記事を書いた人 NBSプロフェッショナルチーム

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1971年12月20日、兵庫県神戸市生まれ。
有限会社自由人代表取締役。日本初の情報起業家。
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伝説のネット起業家養成塾、畑岡塾・塾長。

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