あなたの仕事の8割を削減する仕組み化のやり方

仕事をしていて「もっと効率的にできる気がする」「同じようなところでつまづいている」「誰かに任せたいけど伝え方がわからない」などと感じることはありませんか?

芸術家や作家でもない限り、私たちの仕事には常に「いつもやること」、いわゆるルーチンワークが含まれています。このルーチンワークをいかに早く確実にこなせるかが仕事効率にも結果にも直結します。

ルーチンワーク、定番の作業を効率的にこなし、クリエイティブな仕事に時間とエネルギーを使うために役立つのが「仕組み化」です。今回は「仕組み化」についてご紹介しましょう。

そもそも、仕組み化ってどういうこと?

沢山の付箋が貼られたホワイトボード

そもそも、仕組み化とは一体どういったものを指すのでしょうか? 多くの場合、仕事における仕組み化とは次のようなことを指します。

  • いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せるシステム
  • やることの手順をまとめてマニュアル化し、いつでも再現できるようにする
  • 効率的な仕組み化を求め、常に改善していく

あなたの仕事には「あなたにしかできないこと」と「誰かに任せられること」があります。この誰かに任せられることをまとめ、誰でもできる状態にすることが仕組み化です。飲食店でのマニュアル化をイメージすると分かりやすいかもしれません。

マニュアル化と仕組み化の違いは、マニュアル化が「マニュアルを守らせることが第一」なのに対し、仕組み化は「業務を効率的にすることが第一」なところです。また、マニュアルは一度作ったらなかなか更新しないのに対し、仕組み化は常に改善していく点も大きな違いです。

なぜ、仕組み化が必要なのか

色とりどりの上に向かう矢印の前にUPGRADEの文字

仕組み化が必要な理由は、主に3点あります。

  1. どんな時も一定のパフォーマンスを発揮できるようになる
  2. 大事な仕事にエネルギーを使えるようになる
  3. 改善点を見つけやすくなり、改善の速度が上がる

ひとつずつ解説していきましょう。

1. どんな時も一定のパフォーマンスを発揮できるようになる

まず、人間は生き物のため、その日その日で調子が変わります。例えば、ぐっすり休んだ翌日と泥酔した翌日では、どうしても仕事の効率や速度が変わります。風邪や花粉症などの体調不良で仕事の効率が落ちることもあるでしょう。

また、一日の中でも朝と夜、その日の仕事内容や緊張感で仕事の効率は変わるもの。ただやみくもに仕事するだけでは、効率にバラつきが出る方が自然なのです。

このバラつきを押さえ、どんな時も一定のパフォーマンスを発揮できるようにするのが仕組み化です。どんなに調子が悪くても気分が落ち込んでいても、仕組み化ができていれば最低限取り組むべきことがハッキリするので、一定のパフォーマンスを保てるようになるのです。

2. 大事な仕事にエネルギーを使えるようになる

仕事には2種類あります。「作業系」と「考える系」です。作業系とは頭を使わずにできる仕事、考える系の仕事とは頭をフル回転させる仕事のことを指します。このうち、より大きな売上に繋がり、会社を、あなたを成長させるのは「考える系」の仕事です。かといって、作業系の仕事を放り出すわけにはいきません。

そこで、仕組み化の出番です。仕組み化を行うことで作業系の仕事の流れがスムーズになり、時間とエネルギーの節約ができます。その分を考える仕事に振っていくことで、成長速度が上がっていくようになるのです。

3. 改善点を見つけやすくなり、改善の速度が上がる

人にはそれぞれ独自の仕事のやり方がありますが、その中にはなんとなく行っている行程もあります。普段どおりの仕事の中には、意外と非効率的な部分もあるのです。

仕組み化を行うと、自分が普段どのように仕事をしているのかチェックすることができます。その結果、思わぬところで非効率的な仕事をしていたことが分かったり、よりスピードアップできる点が見つかることもあるのです。

仕組み化することで自分の仕事のやり方が見えるようになるため、改善点も見つけやすくなり、仕事の質を上げることができるのです。

具体的な仕組み化の方法

ジグソーパズルのピースを両手で握り締めている様子

仕組み化は次の3ステップで行います。

  1. 達成できたら嬉しい目標を決める
  2. その達成には何をすればいいか書き出す
  3. 書き出したものを分類し、手順をアウトプットする

具体的な仕組み化の方法をご紹介しましょう。

1. 達成したら嬉しい目標を決める

仕組み化に欠かせないのは目標です。目標もなく仕組み化を進めようとすると、過度のマニュアル化を行ってしまったり、逆に中途半端になってしまったりします。

仕組み化とはあくまでも仕事の効率とクオリティをアップさせるためのもの。今の仕事の中でどれをどう仕組み化したいのか、その結果何ができたらいいかなどの目標をしっかり設定しましょう。

2. その達成には何をすればいか書き出す

目標を決めたら、目標達成のためには何をすればいいかを書き出します。例えば目標を「週間のお客様訪問数を5件増やす」と決めたなら、アポを取るための電話は何件ぐらいかけたらいいのか、資料の準備には何時間かけるのか、一回の面談時間は、業務連絡はどうするのかといった細かい部分を書き出していきます。

目標が定まっていれば、達成のための具体的な対策が出やすくなっているはずです。仮に「どう考えてもこの目標は達成できない」と思った場合は1に戻り、ちょっと頑張ればいける・仕組み化で増やした時間で達成できる目標を再設定しましょう。

3. 書き出したものを分類し、手順をアウトプットする

2.で書き出した内容を、「人に任せられるもの・自分で行うが仕組み化できるもの・仕組み化できないもの」に分けていきましょう。分類が完了したら、「人に任せられるもの・自分で行うが仕組み化できるもの」の手順をアウトプットしていきます。まとめたら実際にそれに従って行動し、調整していきましょう。

具体的に仕組み化するときのポイント

チェックリストにピンクの蛍光ペンでチェックを入れている様子

よりよい仕組み化のためには気をつけるポイントがいくつかあります。

  1. 手順はできるだけ細かく書いておく
  2. 判断しなくてよいものだけに仕組み化する
  3. 誰が見ても再現できるようにする

ひとつずつ見ていきましょう。

1. 手順はできるだけ細かく書いておく

仕組み化の重要なポイントは「ルーチンワークで使うエネルギーを節約すること」です。そのためには、極力考えなくていいようにすることが大切です。

例えばメールの返信ならば「この質問にはこの回答文を送る」といったテンプレートを用意しておけば、入力の手間も書き漏れを確認する手間も省けます。手順についてやりすぎなぐらい細かく書いておくことで脳のエネルギーを効率的に使えるようになるのです。

2. 判断をしなくてよいものだけ仕組み化する

仕事の中には、そもそも仕組み化に向いていないものがあります。判断が必要な仕事については、基本的に仕組み化ができないと思った方がよいでしょう。

仕組み化はエネルギーの節約にはなりますが、手抜きになってはいけません。判断は人間がすることに意味がありますから、その点は気をつけてください。

3. 誰が見ても再現できるようにする

せっかく仕組み化をしても、それがあなたにしか理解できないようではまだまだです。仕組み化の究極目標は、あなたにしかできないこと以外は全部他人ができるようにすること。しっかりしたテンプレートや手順書を作り、今日が初出勤のアルバイトでさえ実行できるような仕組みを作っておくことが大切です。

こうすることで、急に体調が悪くなった、身内に不幸があったなどの緊急事態発生時にも他の人に業務を任せられるため、会社全体のリスクヘッジにもなります。

まとめ

いかがでしたか? 仕組み化の目的はあなたの能力を最大限に発揮する環境づくりをすることです。仕組み化がうまくいくと役割分担が進むため、同じ勤務時間でも効率・成果が変わります。より効率的に、よりクオリティの高い仕事をするためにも、ぜひ仕組み化を取り入れてみてください。

この記事を書いた人 NBSプロフェッショナルチーム

「NBSプロフェッショナルチーム」とは畑岡宏光監修のネットビジネス精鋭チームです。ありとあらゆるジャンルのネットビジネスのプロから最新の情報を仕入れ、実践し、結果が出たものだけを厳選して、初心者から上級者まで分かりやすく丁寧にあなたにお届けし続けていきます!

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1971年12月20日、兵庫県神戸市生まれ。
有限会社自由人代表取締役。日本初の情報起業家。
とある政治家のネット戦略のコンサルタント。
伝説のネット起業家養成塾、畑岡塾・塾長。

ビジネスの本質をはずさないことを信条としており転売・アフィリエイト・情報販売・投資、全てにおいて大成功を修める、まさに日本におけるミリオネアメーカー。

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