生産性を「飛躍的に」アップさせる「地味な」10の答え

2017.04.10

生産性をアップさせる方法は、個人だけでなくチームで取り組むものもあります。チームの場合は全員が同じベクトルで取り組めば大きな成果を上げることも可能です。

生産性を「飛躍的に」アップさせる答えを10ピックアップしました。「地味な」ものばかりですが、個人でも、チームでも生産性があがること間違いなしです。参考にしてください。

1. だらだらと残業をしない

生産性をアップさせるには、仕事にメリハリをつけることがとても大切です。近年わが国では、長時間残業が社会問題化しています。「ブラック企業」がインターネット上でも取り上げられていて、労働環境改善に向けてようやく動き出した感はあります。それでも、「サービス残業」が後を絶たないのが現状です。

水曜日の早帰り推進だけでなく月末に残業が集中するならば、月初には残業はしないといった決め事を部署やチームで実行するようにすれば、生産性は確実に上がります。やる時にはやる、休む時は休むといったメリハリをつけることがチームに活気を生みます。定時までは黙々と働き、定時になれば残業せずにさっさと帰るという社風を作ることが重要です。

2. 会議は時間を決めてやる

無駄な会議にうんざりしている人は少なくありません。無駄な会議は生産性をアップさせるどころか、モチベーションを低下させていることを理解すべきです。会議は必要最小限にしましょう。

会議を開催する場合は、会議の目的を明確にして時間を決めて短時間のうちに終えてしまうことです。そのためには、会議主催者もしくは進行役は参加者が業務にさしさわりがない時間に始める、議題に沿ってテキパキと進める、脱線しない、決めた時間に終えるといった当たり前のことを着実に実行することが求められます。

この当たり前のことができずに繰り返されているのが現状ならば、すぐに改善すべきです。会議にもコストがかかっていることを肝に銘じなければなりません。

3. 作業時間を把握する

生産性をアップさせるためには、同じ作業時間でより多くの生産物を作り出す、または、より少ない作業時間で同じ量の生産物を作り出す、どちらかの方法が必要です。

まずは、ある生産物に対して、どれだけの作業時間がかかっているかを把握することからはじめましょう。ブログを書くために何分かかったか、依頼メールを書くのに何分かかったかなど日常の作業を、スマホのストップウォッチアプリなどを使って調べてみると、日常なんとなく行っている作業が多いことに気づくはずです。

作業時間を把握すれば、「明日はもう少し短い時間でやってみよう」と目標を掲げることができ、生産性のアップにつながっていきます。また、作業時間を把握することにより、下記のような効果も得られます。

  • スケジュールの管理や、スケジュールの確保が簡単になる。
  • チームメンバーなどと比較できる。
  • 作業時間のわりに効果のない無駄な作業を優先的にやめることができる。

4. 作業内容をチェックする

過重残業をしないことと関係があるのが、個人の作業内容をチェックすることです。作業分担が公平になっているか、作業に偏りがないかなどについて時間ごとの作業内容をチェックします。

日次や週次のスケジュール表をチーム全体で公開する方法もあります。お互いにチェックし合うことで仕事の役割分担を理解できて作業効率が上がるだけでなく、対外的な対応もスムーズに行えるようになります。

また、チームとして目標を共有化するためにも必要です。無駄な時間をかけていないか、業務に優先順位をつけているか、目標達成のために同じ方向を向いているかなどをチェックして常に修正してあげることは大事なことです。

5. 適度な休息も必要

生産性をアップさせるには高い集中力が必要ですが、その集中力を維持するには休息が必要になります。集中力が高くなると、脳が疲労するからです。脳が疲労してしまえば集中力を維持することができません。

休息のときにはあれこれ考えずにひたすら休息に集中しなければなりません。休息しながら次の仕事のことや問題点を考えてもストレスが溜まるだけです。休むときにリラックスして休むことができれば、次の集中の備えができます。集中すべきときに集中して休息すべきときに休息しましょう。このオンとオフの切り替えはとても重要です。

6. 整理整頓に心がける

作業環境を整えることは、作業効率に良い影響を与えます。デスクの上が乱雑な状態を想像してみてください。心が落ち着いた状態で仕事に取り組むことができるでしょうか。書類や資料を探す時間にも割かれて、生産性は下がります。

いつも身の回りをきれいにしておく、整理整頓ができているといった作業環境は、すぐに仕事に取りかかれることを意味します。仕事を始める前に、書類や資料がきちんと準備できていればストレスなんてありませんよね。

7. 睡眠をしっかりとる

昔から生産の3要素といえば、労働、土地、資本です。経営の3要素は、ヒト(人材)、モノ(商品)、カネ(資金)です。今はそれに情報が加わるでしょうか。

生産性向上の3要素をあえてあげれば、何をあげますか? ヒト(労働、人材)、時間、エネルギー、睡眠(仮眠)、集中力、食事、運動などが候補にあがることでしょうが、なかでも睡眠はとても大切です。

睡眠をたっぷりとって頭をスッキリしてから仕事に取りかからないと生産性の向上は望めません。休み時間の15分から30分の仮眠もいいとされています。ぜひ実行してほしい要素です。

8. お昼休みは公園に行こう

現代は、情報氾濫社会です。生産性を高めるために頭のなかでは、目まぐるしく情報処理が行われています。脳の機能を回復するために、お昼休みに一度スイッチを切ってあげましょう。自然に触れると目覚ましく回復します。

近くの公園に足を運んで、咲いてる花に目をやれば元気が出てきます。緑の木々のなかから小鳥のさえずりが聞こえたら、もっといいですね。お昼休みと違って時間がある休日には、電車や車で遠出して海や山といった自然が満喫できるところに出かけてリフレッシュしましょう。そのときは、読書したりお昼寝したりしてぼーっとした時間を過ごしてください。

9. 優先順位を明確にする

個人でもチームでも成果を上げるためには仕事の優先順位を明確にすることがとても重要です。名著「7つの習慣」にも書かれていますが、まずは自分(チーム)の一日の仕事を以下の4つに分類してみてください。

  1. (将来的に)重要でかつ緊急性(すぐにやる必要)が高い
  2. 重要だが緊急性が低い
  3. 重要ではないが緊急性が高い
  4. 重要でもないし緊急性も低い

以上のような順番で一日の仕事を取り掛かるようにします。とはいえ、一日の計画にはない仕事が電話やメールなどで急に舞い込んでくることがあります。その時、その場で対応できそうな簡単なことは後回しにせずにすぐに終わらせたほうがいいでしょう。自分にとっても相手にとってもすぐに対応するととても気持ちがいいものです。

舞い込んできた仕事の中にはすぐにはどうしても対応が出来ないこともあることでしょう。その時は放ったらかしにはせずに、すぐには出来ないことを相手に伝えます。そして、期限をその場で決めて一番初めの優先順位の中に付け加えていきます。

このように優先順位をつけて仕事を管理していけば格段に一日の作業効率がアップします。「何から手を付けていいか分からない!」と頭を抱えてしまいがちな人にはすごくおすすめの方法なのでぜひ実践してみてください。

10. 何事も配分を考えて

徹夜しても作業効率が上がらないのと同様に、仕事のやりすぎは生産性の向上には寄与しません。逆に生産性の低下を招いてしまいます。仕事のやりすぎは時間的にはメリハリをなくしてしまいますし、エネルギーも集中力も持続しません。やはり、バランスがいかに大事かということです。

近年では、労働基準監督署の指導もあり有給休暇を積極的に消化させようということで、以前とは違って有給休暇が取りやすくなってきました。休暇をうまく活用して家族旅行や趣味の時間に使うなどして、仕事とプライベートの調和を図ってください。

まとめ

以上、10の答えについてお伝えしました。個人でもチームにおいても、地味なことを継続的に続けていくことが、結果として生産性を高め、飛躍的な効果を生み出します。今日からすぐにスタートしていきましょう。

この記事を書いた人 NBSプロフェッショナルチーム

「NBSプロフェッショナルチーム」とは畑岡宏光監修のネットビジネス精鋭チームです。ありとあらゆるジャンルのネットビジネスのプロから最新の情報を仕入れ、実践し、結果が出たものだけを厳選して、初心者から上級者まで分かりやすく丁寧にあなたにお届けし続けていきます!

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1971年12月20日、兵庫県神戸市生まれ。
有限会社自由人代表取締役。日本初の情報起業家。
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伝説のネット起業家養成塾、畑岡塾・塾長。

ビジネスの本質をはずさないことを信条としており転売・アフィリエイト・情報販売・投資、全てにおいて大成功を修める、まさに日本におけるミリオネアメーカー。

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